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Chiavi di ricerca: Archiviazione ottica, documentazione del personale. Il contesto Multinazionale americana. La documentazione dei dipendenti (circa 1000) è contenuta in cartellette; queste sono inserite a gruppi di 5-7 cartellette in raccoglitori riportanti sul dorso i nomi dei dipendenti. I raccoglitori vengono archiviati in stanze adibite ad archivio adiacenti agli uffici. La frequenza di consultazione è alta. Il materiale prelevato era fotocopiato. Il tempo medio di accesso al documento è di 7 minuti. L'oggetto della consulenza Analisi dei processi del volume cartaceo, dei tempi di ricerca e recupero del documento e dei costi di riproduzione. 
I risultati raggiunti Fase 1 a) Analisi della documentazione, analisi dei campi di ricerca, analisi policy di sicurezza. b) Scansione in sito della documentazione (normalizzazione, scansione, indicizzazione, riposizionamento negli archivi, masterizzazione CD ROM della documentazione) c) Completo trasporto su supporto ottico di tutto l’archivio cartaceo delle cartelle del personale. d) Creazione di una procedura per la presa, scansione, indicizzazione e archiviazione dei documenti di nuova produzione. e) Visualizzazione interna delle ricerche per mezzo di DocuMachine: i documenti sono individuabili attraverso un motore di ricerca documentale Installato su una macchina dedicata. f) completa eliminazione dell’utilizzo di fotocopiatrici. Tempo medio di accesso al documento 12 secondi. Fase 2 a) Installazione DocuWeb per ottimizzare la pubblicazione delle informazioni; non si accede più tramite postazione dedicata, ma dalla propria scrivania; b) Studio policy accesso ai documenti. 
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